Mit der zunehmenden Digitalisierung und den sich wandelnden Arbeitswelten wird auch das Geschäftsreisemanagement komplexer. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Richtlinien zu entwickeln, die sowohl den Kostenrahmen einhalten als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sicherstellen. Eine klare Kommunikation der Reiserichtlinien sowie der Einsatz moderner Tools wie Travel-Management-Plattformen spielen dabei eine zentrale Rolle. Diese ermöglichen eine effiziente Organisation von Geschäftsreisen und helfen Konflikte zu minimieren. Dieser Artikel stellt vor, wie Unternehmen davon am besten Gebrauch machen können.

Typische Konfliktpunkte bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisen bergen immer wieder Konfliktpotenzial, insbesondere wenn es um Kosten und Komfort geht:

• Ein häufiger Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist die Wahl der Reiseklasse. Während der Arbeitgeber oft aus Kostengründen Economy-Class bevorzugt, schätzen Mitarbeitende auf längeren Strecken den Komfort der Business-Class.
  
  
• Auch die Wahl der Unterkunft kann Diskussionen auslösen: Günstige Unterkünfte entsprechen zwar den Unternehmenszielen der Kosteneinsparung, erfüllen aber nicht immer die Erwartungen der Reisenden an Komfort und Sicherheit.

Ein weiteres Problemfeld betrifft die Arbeitszeitregelungen während der Reise. Es besteht oft Unklarheit darüber, inwieweit Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie Freizeit während einer Dienstreise gehandhabt werden sollte. Die korrekte Abgrenzung von Arbeits- und Freizeit ist jedoch essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden nicht zu gefährden.

Klare Richtlinien schaffen Transparenz und Sicherheit

Eine moderne und praxistaugliche Lösung, um Richtlinien umzusetzen, bieten digitale Tools wie eine Travel-Management-Plattform. Sie automatisieren viele Prozesse und machen die Einhaltung von Reiserichtlinien leichter kontrollierbar. Zudem bieten sie eine transparente Übersicht über Kosten, Buchungen und Genehmigungsprozesse.

Diese Werkzeuge helfen dabei, Konflikte zu vermeiden, da sie die Kontrolle über Buchungen in die Hand der Angestellten legen, während das Unternehmen Richtlinien vorgeben kann, innerhalb derer der oder die Geschäftsreisende agiert.

Diese sollten explizit festlegen, welche Auswahl von Reiseklassen und Unterkünften erlaubt sind und unter welchen Bedingungen Ausnahmen möglich sind. Besonders relevant ist hierbei die Einhaltung von Kostenvorgaben und gleichzeitig die Berücksichtigung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

Die Rolle von Travel-Management-Plattformen

Travel-Management-Plattformen sind aus dem modernen Geschäftsreisemanagement nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die über reine Buchungs- und Genehmigungsprozesse hinausgehen.

• Zum einen stellen sie sicher, dass sämtliche Reisen den internen Richtlinien entsprechen, aber den Buchenden darin Entscheidungsfreiheit gegeben wird.
  
  
• Zum anderen ermöglichen sie eine bessere Kostenkontrolle, da sie frühzeitig Budgetüberschreitungen anzeigen. Durch die Sammlung der Ausgaben an einer zentralen Stelle werden zudem auch die vorgelegten Ausgaben der Reisenden schneller ausgeglichen. 

Diese Funktionen helfen nicht nur, die Compliance zu stärken, sondern erleichtern auch die Kommunikation zwischen den Reisenden und dem Unternehmen.

Darüber hinaus bieten viele Plattformen Echtzeitinformationen über den Status von Flügen, Unterkünften und möglichen Störungen. Dies erhöht die Flexibilität und gibt den Reisenden das Gefühl, jederzeit bestens informiert zu sein. 

Flexibilität fördert Mitarbeiterzufriedenheit

Neben klaren Richtlinien spielt auch Flexibilität eine wichtige Rolle bei der Gestaltung von Geschäftsreisen. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass starre Vorgaben nicht immer zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen.

➔   Gerade bei häufig reisenden Mitarbeitenden kann die Möglichkeit, selbst über Verkehrsmittel und Unterkünfte mitzuentscheiden, die Motivation und Zufriedenheit deutlich steigern.

Eine gewisse Wahlfreiheit und die Berücksichtigung persönlicher Präferenzen fördern nicht nur das Wohlbefinden, sondern tragen auch zur Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen bei.

Ein flexibler Ansatz ermöglicht es zudem, individuelle Vorteile wie Upgrades oder zusätzliche Freizeitangebote an spannenden Orten während der Reise zu integrieren. Diese kleinen Anreize können einen grossen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden haben, ohne das Budget des Unternehmens unnötig zu belasten.  

Fazit: Tools für erfolgreiche Geschäftsreisen

Geschäftsreisen bleiben trotz virtueller Meetings und digitaler Kommunikation ein fester Bestandteil der Unternehmenswelt. Um Konflikte zu vermeiden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu sichern, sind klare und flexible Reiserichtlinien unerlässlich. Die Kombination aus transparenten Regeln und dem Einsatz moderner Technologien, wie Travel-Management-Plattformen, bietet Unternehmen die Möglichkeit, Geschäftsreisen effizienter und konfliktfreier zu gestalten. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv gestalten und regelmässig ihre Richtlinien anpassen, sind besser gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft.